Tijd. Voor zowel je werknemers als jezelf is tijd kostbaar. Veel managers hebben zelfs te weinig tijd. Want naast een eindeloze stroom aan telefoontjes, deadline & stress zijn er ook nog bergen meetings met je team. Voor je het weet is er een dag voorbij zonder dat je deed wat je gepland had. Die manier van werken zit vol bullshit en dus tijdsverspilling. Ooit gehoord van One Minute Management? Sinds 1982 helpt deze methodiek managers om enerzijds effectief te werk te gaan en anderzijds een betere balans tussen werk en privé te vinden. En alles rust op 3 heel simpele pijlers. Let’s dive in for a minute.
Het grote probleem vandaag is dat we veel tijd verliezen met het sturen van teams. Teams die met one minute management zelfstandiger werken. Je kunt veel meetings schrappen als je hen voorziet van een nauwkeurige taakomschrijving en doelgerichte feedback geeft. Maar hoe?
One Minute Goals
Teams sturen komt vaak neer op 1 ding: wat doe je fout en hoe moet je het dan wel aanpakken? Met one minute goals bespaar je hier al veel tijd. Het systeem is doodsimpel.
- Je formuleert (samen met je werknemer) doelstellingen. En zoals we allemaal weten zijn doelstellingen SMART geformuleerd (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch & Tijdsgebonden). Zet elke doelstelling op 1 pagina en zet er een deadline bij.
- Laat je werknemer op het einde van elke dag zijn activiteiten evalueren. “Heb ik goed werk geleverd dat aansluit bij mijn doelstellingen?” is hier de centrale vraag. Is het antwoord ‘Ja!’? Goed bezig. Is het antwoord ‘Neen…’? Dan denkt hij even na waar hij de mist inging en hoe hij dit in de toekomst beter kan aanpakken.
Op deze manier leert die werknemer zichzelf te managen. Het team zal het sturen uit zichzelf doen zonder dat een manager zich er constant mee moet bezig houden. Soms komt de autoriteit van een goede one minute manager echter goed van pas.
One Minute Feedback
Eens er doelen zijn geformuleerd, is het tijd om te zien of je werknemer die doelstellingen ook zal halen. Feedback is, net zoals die doelstellingen, een cruciaal element van One Minute Management. Hierbij maken we een onderscheid tussen One Minute Praisings en One Minute Re-directs.
One Minute Praisings
(Te) Veel mensen focussen op wat er fout gaat. Maar als de focus daarop ligt, krijg je snel gedemotiveerde werknemers. Focus Daarom op wat er goed ging, en de situatie keert om. Hoe stimuleer je dan juist je werknemers? Het antwoord is: op 1 minuut.
- De eerste halve minuut. Complimenteer zo snel mogelijk na de actie. Zeg wat er juist ging en welk gevoel je daarbij hebt.
- De tweede halve minuut. Moedig hen aan om zo verder te blijven doen en dat je vertrouwen hebt in hun kunnen.
Dit klinkt als een hele kinderlijke manier om feedback te geven. Maar een focus op het positieve in plaats van op het negatieve helpt wel om het zelfvertrouwen en de motivatie van je werknemers op een hoog peil te houden. Deze aanpak is dan ook geen eeuwig proces. Je geeft one minute praisings vooral als iemand een nieuwe taak uitvoert die hij of zij niet gewend is. Eens het zelfvertrouwen hoog genoeg is, kan je dit langzaamaan beginnen afbouwen. De werknemers weten dan wat ze exact moeten doen om hun one minute goals te bereiken.
Soms kan er echter ook iets fout gaan. En dat is geen probleem. Wie niets doet, doet niets fout. En daar komen one minute re-directs in het plaatje
One Minute Re-directs
Een one minute re-direct is niet ideaal, maar soms noodzakelijk. Net zoals bij one minute praisings valt dit vooral voor bij nieuwe taken. Op die momenten weet niet iedereen wat er exact moet gebeuren, waardoor fouten snel gemaakt worden. En dan komt er een minuut waarin jij als manager moet uitleggen wat er fout ging en waarom het fout ging.
- De eerste halve minuut. Bevestig de fout en kijk wat er exact fout ging. Zeg vervolgens welk gevoel je bij deze fout hebt.
- De tweede halve minuut. Spreek moed in. Vertel hen dat ze beter zijn dan dit en dat je nog steeds het volste vertrouwen hebt in hun kunnen.
En eens die minuut gedaan is, is die ook gedaan. Niet blijven zeveren, less is more.
Een nieuwe One Minute Manager?
Nu weet jij alles wat je moet weten om zelf een one minute manager te worden. Denk eraan:
- Formuleer samen met je werknemers doelstellingen waar ze zich op kunnen baseren.
- Bevestig en complimenteer wat ze goed doen, wat bevorderend is om de geformuleerde doelstelling te bereiken.
- Berisp wat fout gaat en nefast is om de geformuleerde doelstellingen te bereiken. Maar benadruk wel dat je nog steeds gelooft in die werknemer en dat hij of zij beter is dan de gemaakte fout.
Eenmaal je werknemers wennen aan dit stramien, zullen ze zichzelf en elkaar beginnen one-minute-managen. Eens ze dat doen, heb jij je doel bereikt. Eens ze dat doen, kun je jezelf kei in One Minute Management noemen.